MS 오피스보다 구글 워크스페이스가 좋은 6가지 이유

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생산성은 그야말로 왕이다. 태초부터 지금까지 생산성의 왕좌에 앉아 있는 제품은 마이크로소프트 오피스다. 그러나 지난 10년간 잔잔한 혁명이 일어나는 중이다. IT에 정통한 사용자와 기업이 점차 마이크로소프트에서 구글 워크스페이스로 전환하고 있기 때문이다.
 

개인적으로 필자는 2009년부터 거의 6곳의 회사를 옮겨 다니며 구글 앱을 주로 써 왔고, 이제는 누군가가 docx나 xlsx 파일을 보내면 놀라는 수준에 이르렀다. 이제는 바꿀 때가 됐다. 마이크로소프트 오피스에서 벗어나야 하는 6가지 이유를 정리했다.

구글 워크스페이스는 대부분 무료다

마이크로소프트는 오피스가 존재할 때부터 수백 달러의 가격표를 붙여서 판매했다. 현재 오피스 365는 조금씩 다른 애플리케이션을 여러 가지로 조합해 개인용으로는 1년에 70달러부터, 비즈니스 프리미엄(Business Premium) 버전은 264달러까지 판매된다. 기업용 제품도 연간 72달러에서 264달러로 가격이 다양하고 대기업용 큰 묶음은 약간의 할인을 제공한다. 그러나 개인용으로 쓸 때 구글 앱은 완전히 무료다. 한 푼도 들지 않는다. 계정을 하나 만들고 할 일을 하면 된다. 필자의 자녀들도 각자 구글 앱을 쓰고 있고 그 친구들도 그렇다.

구글 제품이 더 협업이 쉽다

구글 앱 제품군은 애초에 협업을 염두에 두고 설계됐다. 구글은 신세대 직원 사이에서 문서 공유와 협업이 표준으로 자리 잡을 때 온라인 제품인 구글 문서, 시트, 슬라이드를 고안했다. 마이크로소프트는 이 분야에서 몇 년은 뒤처져 있다. 오피스 365에서 한 단계 발전했지만, 셰어포인트와 원드라이브에만 의존한 마이크로소프트의 협업 경험은 여전히 어설프고 혼란스러운 상태다. 구글 앱에서는 누가 무엇을 하는지 쉽게 알 수 있으며, 그 사용자가 변경한 부분을 찾아서 되돌리는 작업이 쉽다. 또한 다른 사용자가 변경 사항을 저장할 때까지 기다리지 않고 실시간으로 작업할 수 있다.
 

구글 워크스페이스에서는 호환성 문제를 걱정할 필요 없다.

어디서든 끊김없는 협업을 할 수 있다

오피스 365와 구글 워크스페이스 모두 온라인에서 작업할 수 있고 어느 기기에서든 접속할 수 있다. 그러나 마이크로소프트 오피스는 기업 수준 보안에 중점을 두고 있어 공유와 액세스를 쉽게 하려면 번거로운 장벽을 넘어야 한다. 반면 구글 시스템은 애초에 쉬운 액세스와 공유를 염두에 두고 설계됐다. 브라우저를 사용하든, 구글 네이티브 앱을 모바일 기기에서 사용하든, 구글 드라이브에 접속하는 것은 언제나 마이크로소프트 원드라이브와 씨름하는 것보다 쉽다. 구글 드라이브에 접속하려면 지메일 계정만 있으면 되고 공유 상대가 지메일 계정을 가지고 있을  가능성이 크다.

구글 앱이 제공하는 버전 추적이나 이전 버전 복구 같은 기능은 매우 유용하다.

구글 앱이 더 단순하다

단순함은 양날의 검이지만, 평범한 사용자에게는 구글 문서와 시트가 마이크로소프트 오피스보다 작업하기 쉽다. 

구글 드라이브가 제품 안에 포함되어 있기 때문에 저장 위치도 고민할 필요 없다. 그냥 새 문서를 만들고 타이핑을 시작하면 된다. 기본 포맷 도구를 모두 갖추고 있으며, 대부분 사람에게는 거의 필요가 없는 고급 기능도 쉽게 찾을 수 있다. 구글은 쉬운 인터페이스를 정교하게 배열했고 사용자에게 방해가 되는 복잡한 것들을 치웠다.

구글은 점진적으로 강력한 통합을 추가한다

오피스 365(윈도우 디펜더와 원드라이브 외 6개 앱으로 구성된 기본적인 개인용 에디션)를 구입하면 고정된 앱 컬렉션을 얻을 수 있다. 반대로 구글 워크스페이스 앱은 계속 늘어나고 있다. 구글 앱의 상단 오른쪽 구석의 구글 앱 메뉴를 열면 문서부터 시트, 킵, 폼, 보이스, 유튜브까지 20개도 넘는 앱 목록을 확인할 수 있다. 구글 앱 생태계는 모든 구글 워크스페이스와 다양한 방법으로 연동되므로 문서와 콘텐츠를 앱 간에 쉽게 공유할 수 있다.

이미 대부분 구글 앱을 쓴다

지메일 계정에 가입한 적이 없는 사람을 빼고 대부분은 구글 워크스페이스 앱을 가지고 있고 이미 쓰고 있을 것이다. 무료이기 때문이다. 구입할 필요도 없고 다른 것을 할 필요도 없다. 그저 사용하면 된다.

마이크로소프트 오피스를 사용해야 하는 경우

구글 앱은 완벽하지 않다. 가장 안전한 옵션도 아니다. 하지만 마이크로소프트의 생산성이 훨씬 뛰어난 부문이 2가지 있다. 프레젠테이션과 스프레드시트다. 

고급 데이터 전문가
구글 시트는 단순하고 사용과 협업이 쉽지만, 엑셀이 제공하는 고급 기능을 모두 지원하지는 않는다. 일반적인 사용자는 피벗 테이블을 만들거나 엑셀이 필요한 복잡한 분석을 하는 일이 거의 없다. 그러나 이런 작업을 한다면 구글은 마이크로소프트의 상대가 되지 않는다.
 

피벗 테이블 작업을 할 때는 구글 시트보다 마이크로소프트 엑셀이 낫다.

발표가 중요한 사람
필자는 직장에서 파워포인트의 복잡한 기능을 십분 활용한 발표를 여러 번 해왔다. 시각 스타일과 효과 갤러리가 풍부하며, 데이터 중심의 시각효과 레이어를 생성하는 방식은 구글 슬라이드보다 훨씬 우수하다. 파워포인트 파워 유저라면 지나치게 단순화된 구글 슬라이드에 어려움을 겪을 것이다.

단, 필자는 파워포인트로 프레젠테이션을 만든 후 구글 슬라이드로 내보내서 팀원에게 공유한 적도 많다. 이런 경험까지 모두 고려했을 때 어느 것이 더 우수한 프레젠테이션 도구인지 단언하기는 쉽지 않다.

결론

구글 앱은 무료일 뿐 아니라 대부분 사용자가 마이크로소프트 오피스보다 훨씬 쉽게 사용하고 협업할 수 있는 툴이다. 지메일이나 유튜브 계정을 보유하고 있으면 추가 구독 없이 로그인해서 작업을 하면 된다. 그러나 전문가가 특정한 목적으로 시각적 프레젠테이션이나 데이터 분석을 해야 하는 상황에서는 마이크로소프트가 훨씬 유용하다. 이런 기능이 필요한 직원이 있다면 회사에서 오피스 365 구독제에 가입하는 것이 좋다.

원문보기:
https://www.itworld.co.kr/news/284155#csidxca7cc1302eed71cb97efeb7beb5eb7f